Confidentialité de la gestion locative

Baux signés et préparation du renouvellement

Lorsque vous téléversez un bail signé, vous demandez à TurboLease de le conserver dans votre espace privé de propriétaire. Fournissez uniquement les pages pertinentes que vous êtes autorisé à transmettre. Les PDF conservent leur contenu original; les photos sont normalisées et leurs métadonnées d’appareil retirées. Les fichiers sont chiffrés au stockage avec une clé conservée sur le serveur et téléchargés après authentification dans l’espace autorisé. Ils ne sont ni publiés, ni transmis à un service AI, ni utilisés pour la reconnaissance faciale ou l’authentification des signatures. Le portail du locataire ne donne pas accès à ces pièces. Conservez votre original signé séparément.

Nous enregistrons le compte qui téléverse, le nom du document, son type, sa taille, son empreinte, la version de la finalité de conservation et la date. Vous pouvez retirer une pièce de l’espace. Les pièces restantes suivent le calendrier de suppression de la location et sont retirées lorsque la location ou l’organisation liée est supprimée. La date de fin inscrite au bail ne déclenche pas à elle seule la fin de la location ni sa suppression.

La préparation du renouvellement conserve les dates du bail et du rappel que vous confirmez, le territoire choisi, l’historique des tâches et la réponse du locataire — rester, partir ou indécis — ainsi que sa note facultative. Cette réponse est visible par le propriétaire. Les courriels de renouvellement font l’objet d’un choix distinct des courriels mensuels de loyer, avec version et historique des retraits. Les avis au propriétaire contiennent un lien vers son espace, sans bail, note du locataire ni montant du loyer. Une réponse de planification ne constitue ni un avis légal, ni une acceptation de modifications au bail, ni une instruction de terminer la location.

1. Renseignements et finalité

Le propriétaire fournit un libellé de logement, le nom et le courriel du locataire, le pays, la devise, le fuseau horaire, le loyer convenu, le jour d’échéance et les dates de location. Nous conservons les états d’invitation et d’acceptation, les identifiants de compte, les dates des demandes mensuelles, les déclarations et notes facultatives du locataire, les dates et montants inscrits par le propriétaire, ainsi que les choix et retraits des rappels. Ces dossiers servent à organiser la location et à transmettre les rappels choisis.

Cette fonction de gestion locative ne recueille pas d’identifiants bancaires, ne connecte pas la banque du locataire, n’accepte pas de relevés bancaires et n’évalue ni l’emploi, ni le revenu, ni l’admissibilité à un logement. Évitez les renseignements sensibles inutiles dans les notes.

2. Qui peut les voir

L’espace autorisé du propriétaire peut consulter les dossiers de ses locations. Le locataire qui accepte une invitation privée avec le courriel vérifié invité peut accéder au portail et aux réponses de sa propre location. Ses déclarations et notes sont partagées avec ce propriétaire. Partagez les liens d’invitation uniquement avec le locataire visé. La démo publique contient des dossiers fictifs, pas des renseignements de vrais locataires.

Notre infrastructure traite les dossiers conservés et l’authentification. Resend transmet les avis mensuels choisis, avec l’adresse du destinataire et un lien vers le portail; le courriel ne contient ni notes du locataire, ni montant du loyer, ni renseignements bancaires. Lors d’un nouvel abonnement, Stripe traite les renseignements de facturation et les identifiants techniques d’abonnement. La politique principale décrit les fournisseurs d’infrastructure et le traitement à l’international. Les notes et registres de paiement ne doivent pas être transmis aux outils publicitaires.

3. Choix mensuel et retrait

L’acceptation d’une invitation ne vous inscrit pas à elle seule aux courriels mensuels. Vous faites ce choix séparément dans le portail. Le texte, la version et le moment du choix sont conservés. Vous pouvez arrêter les futurs courriels de confirmation dans ce même portail. Le retrait conserve les réponses précédentes et le registre manuel du propriétaire; il ne modifie pas le bail. La fin d’une location arrête aussi les futures demandes mensuelles.

Choix des rappels de loyer

Les rappels supplémentaires exigent un choix distinct du locataire et l’activation du réglage par le propriétaire. Nous enregistrons le choix, sa version, sa langue, sa date, les retraits, le réglage du propriétaire ainsi que la période et l’étape de chaque rappel. Avant l’envoi, le service consulte la réponse mensuelle et le total des paiements inscrits pour cette période. Toute réponse ou tout paiement complet inscrit arrête les rappels suivants du mois. Ces vérifications utilisent les dossiers de l’espace, pas une connexion bancaire. Le locataire peut arrêter les rappels dans son portail tout en gardant les courriels mensuels; arrêter les courriels mensuels arrête aussi les rappels.

Les métadonnées de transmission des rappels sont retirées après 30 jours. Un dossier minimal de période et d’étape est conservé jusqu’à 365 jours pour éviter les doublons; il comprend l’échéance, le loyer convenu et sa devise au moment de la programmation, ainsi que le résultat de l’envoi. Les réglages et l’historique des choix suivent le calendrier de suppression de la location liée.

4. Conservation

• Les demandes mensuelles, les déclarations du locataire et leurs notes sont prévues pour suppression lorsqu’elles ont plus de 365 jours.
• Les notes de paiement du propriétaire sont retirées après 365 jours. Le registre chiffré des paiements est conservé pendant que la location reste active.
• Une location terminée et les dossiers qui y restent liés sont prévus pour suppression 365 jours après la fin enregistrée. Mettre fin à la location ne supprime pas immédiatement l’historique.
• Les métadonnées de transmission des courriels sont prévues pour suppression après 30 jours. La suppression de l’organisation du propriétaire ou de son compte supprime les dossiers locatifs liés; les dossiers distincts de facturation et les dossiers légaux suivent leurs exigences applicables.

Ces suppressions passent par le processus périodique de conservation du service. L’annulation d’un abonnement arrête les activités payantes futures après la période payée; elle n’efface pas immédiatement l’historique locatif. Conservez les dossiers nécessaires à vos propres obligations légales, fiscales ou comptables avant leur suppression prévue.

5. Accès, rectification et demandes de confidentialité

Utilisez votre portail pour consulter votre location et modifier votre choix de courriels mensuels. Pour une demande d’accès, de rectification, de retrait du consentement, de suppression ou une préoccupation de confidentialité, contactez le responsable à l’adresse ci-dessous. Nous vérifions l’identité du demandeur et examinons la demande selon le droit applicable, y compris la conservation requise. Une demande ne promet pas l’effacement immédiat des dossiers légitimes d’une autre partie.

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